Transparence et conformité des frais de recharge - CREG
La récente circulaire 2024/C/77 du SPF Finances précise le traitement fiscal des frais de recharge à domicile d’une voiture d’entreprise. La circulaire confirme l’obligation fiscale existante de rembourser les séances de recharge à domicile sur la base des frais réels. Cette obligation vaut spécifiquement pour le remboursement des frais d’électricité que le travailleur paie lui-même et qui sont remboursés totalement ou partiellement par l’employeur.
La circulaire reconnaît toutefois les défis administratifs que supposent les frais réels et introduit dès lors une tolérance administrative temporaire, avec autorisation jusqu’au 31 décembre 2025 d’utiliser un tarif trimestriel fixé par l’administration fiscale sur la base de tarifs spécifiques de la CREG. De quoi donner le temps aux employeurs d’implémenter des systèmes qui répondent aux normes pour le remboursement des séances de recharge à domicile aux frais réels ou facilitent une mise à disposition.
MobilityPlus prend toutes les options en charge et propose des solutions flexibles pour permettre aux employeurs de choisir ce qui correspond le mieux à leurs besoins.
Distinction importante sur le plan du traitement fiscal
1. Fourniture gratuite d’électricité (mise à disposition)
Description : L’électricité est facturée directement à l’employeur et payée par celui-ci.
Exemples :
- L’utilisation d’une carte pour bornes de recharge publiques.
- Recharge dans l’enceinte de l’entreprise de l’employeur.
- Un compteur électrique supplémentaire et un contrat d’énergie distinct au nom de l’employeur pour une borne de recharge au domicile du travailleur.
Traitement fiscal : Cette fourniture relève de l’avantage de toute nature (ATN) forfaitaire de la voiture d’entreprise et ne donne pas lieu à un avantage imposable supplémentaire.
2. Remboursement des frais d’électricité
Description : L’électricité est facturée au nom du travailleur et payée par le travailleur. L’employeur rembourse ces frais intégralement ou partiellement.
Traitement fiscal : Le remboursement n’est pas considéré comme faisant partie de l’ATN forfaitaire de la voiture d’entreprise. Il s’agit d’un avantage imposable distinct, à moins que la consommation exacte d’électricité et les frais réels puissent être correctement démontrés.
Comment vous conformer à la réglementation pour le remboursement des frais de recharge à domicile ?
A. Principe
Le traitement fiscal des remboursements varie en fonction du type de déplacement :
- Déplacements professionnels : Non imposables, à condition que le caractère professionnel des frais puisse être démontré et que le remboursement soit destiné à couvrir ceux-ci.
- Trajet domicile-lieu de travail : Avantage imposable, à moins que le remboursement ne dépasse pas le plafond exonéré d’impôt de 490 € (exercice d’imposition 2025).
- Déplacements privés : Toujours imposables comme avantage de toute nature.
B. Exception pour verdissement
Une exception est prévue pour encourager le verdissement du parc automobile :
- Si un employeur met une borne de recharge à disposition avec un système de communication qui enregistre la consommation d’électricité et si la politique automobile prévoit le remboursement de ces frais, cela sera alors assimilé fiscalement à une carte de carburant.
- Dans ce cas, un seul avantage de toute nature sera imposé (pour la voiture d’entreprise), sans impôt supplémentaire sur le remboursement de l’électricité, pour autant que celui-ci concerne uniquement la recharge de la voiture d’entreprise.
- Les remboursements doivent être effectués sur la base des frais réels, et être démontrables au moyen de preuves de paiement, comme des factures d’énergie et des rapports de charge.
Exigences techniques pour les remboursements
Pour entrer en ligne de compte pour le remboursement des frais de recharge à domicile, la circulaire impose des exigences techniques claires aux bornes de recharge :
Système de communication spécifique
-
- La borne de recharge doit enregistrer la consommation d’électricité exacte et transmettre ces données de manière vérifiable à l’employeur. Cela garantit que le remboursement porte exclusivement sur la recharge de la voiture d’entreprise.
- D’autres formes de communication, comme un compteur intermédiaire, sont autorisées, à condition de répondre à la précision requise et au critère de vérifiabilité.
Compteur kWh certifié
- À partir du 1er janvier 2025, toutes les nouvelles bornes de recharge ou autres alternatives nouvellement achetées, prises en location ou en leasing et déployées pour contrôler la consommation de kWh devront être équipées d’un compteur kWh avec une marge d’erreur de 2 % maximum (classe B) selon les directives de l’arrêté royal du 15 avril 2016.
Remboursement : frais réels ou application temporaire des tarifs de la CREG
La circulaire 2024/C/77 confirme que le remboursement des séances de recharge à domicile doit en principe se faire sur la base des frais d’électricité réels du travailleur. Les points les plus importants ici sont :
1. Frais réels : la norme
Conditions :
- Les remboursements doivent correspondre aux frais réels du travailleur, basés sur le contrat d’énergie et la consommation enregistrée.
- Des preuves doivent dans ce cas être fournies sous la forme de documents, comme les factures d’énergie et les rapports de charge.
- Le calcul des frais réels peut toutefois être complexe, car cela suppose de tenir compte de différents paramètres, dont : tarif de jour et de nuit, contrat d’énergie fixe, variable ou dynamique, changement(s) de contrat au cours de l’année, tarif capacitaire…
Ces facteurs peuvent entraîner une charge administrative importante tant pour l’employé que pour l’employeur.
2. Remboursement temporaire selon les tarifs de la CREG
La circulaire 2024/C/77 propose une simplification temporaire pour le remboursement des frais de recharge à domicile : les employeurs peuvent avoir recours aux solutions suivantes :
A. Tarif par Région
Pour le premier trimestre 2025, le montant fixe maximal par kWh s’élève à :
- Région flamande : 28,22 centimes d’euro/kWh
- Région de Bruxelles-Capitale : 32,94 centimes d’euro/kWh
- Région wallonne : 32,56 centimes d’euro/kWh
B. Tarif national uniforme :
L’employeur peut également décider de ne pas tenir compte du lieu de résidence de ses travailleurs pour le remboursement de l’électricité consommée. Dans ce cas, le montant fixe maximal par kWh tel que déterminé ci-dessus sera égal au tarif le plus bas applicable dans une des Régions pour le trimestre concerné. Ce choix sera alors valable pour l’ensemble de l’année civile.
L’employeur peut bien sûr aussi rembourser moins qu’une des solutions ci-dessus.
La tolérance administrative pour les tarifs de la CREG sera valable du 1er janvier au 31 décembre 2025. Cette tolérance ne concerne que les frais d’électricité portant sur cette période. À partir de 2026, les frais réels redeviendront la norme.
Frais réels : les choix malins avec MobilityPlus
Chez MobilityPlus, nous sommes convaincus qu’une politique pérenne en matière de recharges à domicile demande une approche personnalisée. Même si nous soutenons les employeurs, quelle que soit la solution choisie, les frais réels restent le meilleur choix pour les entreprises qui visent la transparence, la réduction des coûts et le respect de la réglementation.